Ein Vorgang, ein Ablauf, von der Filiale bis zum Audit.

Was die RTS verlangen. Für die natürliche Person: alle Vor- und Nachnamen, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit, Wohnadresse. Für die juristische Person: Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer, Sitz, wirtschaftliche Eigentümer. Die Identifizierung erhebt; die Prüfung gleicht mit einem Ausweisdokument, einem Reisepass oder Gleichwertigem oder mit einem amtlichen Register ab. Ohne Dokument zuverlässige und unabhängige Mittel für die fehlenden Daten.

Wo ComplifyADV es leistet. Der neue Vorgang entsteht mit den Daten der Systeme der Bank oder mit von Hand hochgeladenen Daten. Das Interview erhebt, was fehlt. Die amtlichen Informationen zu Unternehmen und Person kommen mit Datum aus dem Register, die Angaben zum Thema wirtschaftlicher Eigentümer aus dem Dokument „Wirtschaftliches Eigentum“. Der Vorgang hält fest, welche Angabe womit geprüft wurde.

Was die RTS verlangen. Die Informationen für die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden stammen aus zuverlässigen und unabhängigen Quellen, und die Quelle selbst wird bewertet: Glaubwürdigkeit und Ruf, amtlicher Status, Aktualität, Genauigkeit, Fälschbarkeit. Für die juristische Person sind das die öffentlichen Register, die Gründungsdokumente und die Jahresabschlüsse; zum Thema wirtschaftlicher Eigentümer die Unternehmensregister, die Register für wirtschaftliche Eigentümer und das Kataster, wobei das Zentralregister allein nicht genügt. Widersprüchliche Quellen werden aufgelöst, und die Auflösung bleibt schriftlich festgehalten.

Wo ComplifyADV es leistet. Jede Angabe des Vorgangs trägt die Quelle und das Datum, auf das sie sich bezieht: italienische und ausländische Unternehmensregister, hinterlegte Jahresabschlüsse, Kataster, Register der protesti, Sanktionslisten. Weichen zwei Quellen voneinander ab, sagt das Dokument es, und der Analyst vermerkt, wie er sich entschieden hat.

Was die RTS verlangen. Sind Kunde und Verpflichteter nicht anwesend, läuft die Prüfung über die Mittel der elektronischen Identifizierung und die qualifizierten Vertrauensdienste der eIDAS-Verordnung. Alternative Lösungen sind nur zulässig, wenn der Kunde weder persönlich erscheinen noch diese Mittel nutzen kann. Dann braucht es Garantien zu tatsächlicher Anwesenheit, Integrität, klaren Bildern und Daten, Abbruch bei Zweifeln und Aufbewahrung mit Zeitstempel, und die Lösung ist gegenüber der Behörde zu begründen.

Wo ComplifyADV es leistet. Der Zugang erfolgt mit SSO oder mit Zugangsdaten und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der Vorgang hält fest, mit welchem Mittel die Identität geprüft wurde, und bewahrt das Ergebnis mit Datum auf. Welches Identifizierungsmittel gilt, entscheidet die Bank; der Vorgang führt es in jedem Fall mit.

Was die RTS verlangen. Die Prüfung ist keine Checkliste, die für alle gleich ist: Art, Umfang und Intensität der Maßnahmen richten sich nach dem Risiko. Bei niedrigem Risiko wird die natürliche Person mit Name, Geburtsort und -datum und Staatsangehörigkeit identifiziert; die Adresse muss nicht geprüft werden. Bei hohem Risiko sind weitere Informationen einzuholen: zu Kunde, wirtschaftlicher Eigentümer, Eigentums- und Kontrollstruktur, Herkunft der Mittel und des Vermögens. Hat der Verpflichtete bereits nützliche Informationen, auch bei einer anderen Einheit der Gruppe, bewertet er sie, bevor er sie erneut anfordert.

Wo ComplifyADV es leistet. Die Form der Prüfung folgt dem Risikoprofil, und der Vorgang verlangt vom Sachbearbeiter nur, was die Form erfordert. Alle Sorgfaltsprüfungen derselben Gegenpartei sind online einsehbar, und die Überwachung bringt nur das in den Vorgang, was sich geändert hat, statt alles von vorn zu beginnen.

Was die RTS verlangen. Bei Aufnahme werden die Informationen erhoben, die erklären, warum der Kunde die Geschäftsbeziehung eingeht und wie er sie nutzen wird: seine Tätigkeit, die Geschäftsabwicklung und die erwarteten Volumina, die Herkunft und die Verwendung der Mittel. Das ist keine für alle gleiche Liste: Der Umfang folgt dem Risiko, und es zählen auch die Informationen, die der Verpflichtete bereits hat. Dieses Profil ist der Maßstab für kontinuierliche Überwachung: Eine Geschäftsabwicklung, die davon abweicht, ist zu erklären oder führt zu einer Überprüfung des Profils.

Wo Complify und ComplifyADV es leisten. Das Unternehmen kommt mit seinem bereits geschriebenen Kontext: Tätigkeit und ATECO-Code, Jahresabschlüsse und Größe, örtliche Einheiten, Gruppe, verbundene Unternehmen und deren Länder. Das Interview im Vorgang erhebt, was nur der Kunde weiß, und die Überwachung meldet, wenn sich der Rechtsträger gegenüber diesem Ausgangspunkt verändert.

Was die RTS verlangen. Beim Handelnden, der im Namen des Kunden auftritt (im italienischen Recht der „esecutore“: gesetzlicher Vertreter, Zeichnungsberechtigter, procuratore), prüft man Identität, Bestehen der Vertretungsmacht und deren Umfang in Bezug auf die verlangte Transaktion. Eine beschränkte Vollmacht ist keine volle Vertretung. Und wer vertritt, ist nicht dasselbe wie der, dem etwas gehört: Beim Strohmann geht es um wirtschaftliches Eigentum, nicht um Befugnisse.

Wo Complify es leistet. Neben jedem Organmitglied sagt die Akte, wer für das Unternehmen zeichnen darf und wie – allein, einzeln oder gemeinsam –, in drei Farben: geprüft, anhand des Textes der Befugnisse zu lesen, nicht prüfbar. Vollmachten, die das Register nicht ausweist, sind weiterhin beim Kunden anzufordern.

Was die RTS verlangen. Der Status als politisch exponierte Person wird vor Beginn der Beziehung geprüft und danach im Zeitverlauf erneut, je nach Risiko. Das Screening zu den Sanktionen betrifft den Kunden, wirtschaftliche Eigentümer und wer kontrolliert. Es erfolgt bei Beginn, wenn sich die Listen ändern, wenn sich die Angaben zum Kunden oder zum Thema wirtschaftlicher Eigentümer ändern, und regelmäßig. Bei Sanktionen gibt es keinen nach Risiko abgestuften Ansatz: Es wird immer geprüft.

Wo Complify es leistet. Das Screening auf Sanktionslisten und politisch exponierte Personen erfasst Unternehmen, Geschäftsleiter, Gesellschafter und wirtschaftliche Eigentümer; dank Name und Geburtsdatum werden die Treffer von Namensvettern getrennt. Mit der Überwachung wird der Rechtsträger im gewählten Intervall erneut gelesen, und ein Wechsel von Gesellschaftern oder Eigentümern wird gemeldet und öffnet in ComplifyADV den Vorgang wieder.