Un dossier, un flux, de l'agence à l'audit.

Ce que demandent les RTS. Pour la personne physique : tous les prénoms et noms, lieu et date de naissance, nationalité, adresse de résidence. Pour la personne morale : dénomination, forme juridique, numéro d'enregistrement, siège, bénéficiaires effectifs. L'identification recueille ; la vérification compare avec une pièce d'identité, un passeport ou un équivalent, ou avec un registre officiel. À défaut de document, des moyens fiables et indépendants pour les données manquantes.

Où ComplifyADV le fait. Le nouveau dossier naît avec les données des systèmes de la banque ou saisies manuellement ; l'entretien recueille ce qui manque ; les informations officielles sur l'entreprise et sur la personne arrivent du Registre avec leur date, et le bénéficiaire effectif du document sur les bénéficiaires effectifs. Le dossier indique quelle donnée a été vérifiée avec quoi.

Ce que demandent les RTS. Les informations pour les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle proviennent de sources fiables et indépendantes, et la source est évaluée : crédibilité et réputation, statut officiel, actualité, exactitude, possibilité de falsification. Pour la personne morale, les registres publics, les actes constitutifs, les comptes annuels ; pour le bénéficiaire effectif, les registres des entreprises, des bénéficiaires effectifs et cadastraux, et le registre central ne suffit pas à lui seul. Les sources discordantes se résolvent, et la résolution reste consignée.

Où ComplifyADV le fait. Chaque donnée du dossier porte sa source et la date à laquelle elle se rapporte : registres des entreprises italiens et étrangers, comptes annuels déposés, cadastre, registres des protesti, listes de sanctions. Lorsque deux sources divergent, le document le déclare et l'analyste annote le choix.

Ce que demandent les RTS. Lorsque le client et l'entité assujettie ne sont pas présents, la vérification passe par les moyens d'identification électronique et les services de confiance qualifiés du règlement eIDAS ; les solutions alternatives ne sont admises que si le client ne peut ni se présenter ni utiliser ces moyens, avec des garanties sur la présence effective, l'intégrité, des images et données claires, l'interruption en cas de doute, la conservation avec horodatage, et elles doivent être justifiées auprès de l'autorité.

Où ComplifyADV le fait. L'accès se fait par SSO ou par identifiants et double facteur ; le dossier enregistre par quel moyen l'identité a été vérifiée et conserve le résultat avec la date. Le moyen d'identification est un choix de la banque, et le dossier en garde la trace quel qu'il soit.

Ce que demandent les RTS. La vérification n'est pas une liste de contrôle identique pour tous : la nature, l'étendue et l'intensité des mesures suivent le risque. Lorsqu'il est faible, la personne physique est identifiée par son nom, son lieu et sa date de naissance, sa nationalité, et l'adresse n'a pas à être vérifiée ; lorsqu'il est élevé, on recueille des informations supplémentaires sur le client, sur le bénéficiaire effectif, sur la structure de propriété et de contrôle, sur l'origine des fonds et du patrimoine. Et si l'entité assujettie dispose déjà d'informations utiles, y compris auprès d'une autre entité du groupe, elle les évalue avant de les demander à nouveau.

Où ComplifyADV le fait. La forme de la vérification suit le profil de risque, et le dossier ne demande à l'opérateur que ce que la forme exige. Toutes les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle d'une même contrepartie sont consultables en ligne, et la surveillance apporte au dossier ce qui a changé, pas tout depuis le début.

Ce que demandent les RTS. À l'ouverture, on recueille les informations qui expliquent pourquoi le client établit la relation et comment il l'utilisera : l'activité qu'il exerce, l'activité attendue et les volumes prévus, l'origine et la destination des fonds. La liste varie selon le risque et tient compte de ce que l'entité assujettie sait déjà. Ce profil devient la mesure de la vigilance constante : une activité qui s'en écarte doit être expliquée, ou conduit à revoir le profil.

Où Complify et ComplifyADV le font. L'entreprise arrive avec son contexte déjà renseigné : activité et code ATECO, comptes annuels et taille, unités locales, groupe et pays des sociétés liées. L'entretien du dossier recueille ce que seul le client sait, et la surveillance signale quand l'entité change par rapport à ce point de départ.

Ce que demandent les RTS. De celui qui agit au nom du client (l'exécutant, dans la norme italienne : le représentant légal, un signataire, un procuratore), on vérifie l'identité, l'existence du pouvoir de représentation et son périmètre au regard de l'opération demandée. Une délégation limitée n'est pas une représentation pleine. Et celui qui représente ne doit pas être confondu avec celui qui possède : le prête-nom relève de la question des bénéficiaires effectifs, non des pouvoirs.

Où Complify le fait. À côté de chaque dirigeant, le dossier indique qui peut signer pour l'entreprise et comment : seul, séparément ou conjointement, selon trois couleurs : vérifié, à lire dans le texte des pouvoirs, non vérifiable. Les procurations que le Registre ne mentionne pas restent à demander au client.

Ce que demandent les RTS. Le statut de personne politiquement exposée se vérifie avant d'engager la relation, puis de nouveau dans le temps, selon le risque. Le filtrage des sanctions concerne le client, les bénéficiaires effectifs et ceux qui contrôlent ; il s'effectue au démarrage, lorsque les listes changent, lorsque les données du client ou du bénéficiaire effectif changent, et périodiquement. Pour les sanctions, il n'y a pas d'approche graduée selon le risque : on contrôle toujours.

Où Complify le fait. Le filtrage sur les listes de sanctions et les personnes politiquement exposées couvre l'entreprise, les administrateurs, les associés et les bénéficiaires effectifs, avec les correspondances séparées des homonymes grâce au nom et à la date de naissance. Avec la surveillance, l'entité est relue à la périodicité choisie : un changement d'associés ou de bénéficiaires effectifs est signalé et, dans ComplifyADV, il rouvre le dossier.