Un expediente, un flujo, de la sucursal a la auditoría.

Qué exigen las RTS. Para la persona física: todos los nombres y apellidos, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, dirección de residencia. Para la persona jurídica: denominación, forma jurídica, número de registro, sede, titulares reales. La identificación recoge; la verificación compara con un documento de identidad, un pasaporte o equivalente, o con un registro oficial. Sin documento, medios fiables e independientes para los datos que faltan.

Dónde lo hace ComplifyADV. El nuevo expediente nace con los datos de los sistemas del banco o cargados a mano; la entrevista recoge lo que falta; la información oficial sobre la empresa y la persona llega del Registro con su fecha, y el titular real del documento de titularidad real. El expediente indica qué dato se ha verificado y con qué.

Qué exigen las RTS. La información para la diligencia debida con respecto al cliente procede de fuentes fiables e independientes, y la fuente se evalúa: credibilidad y reputación, estatus oficial, actualización, exactitud, posibilidad de falsificación. Para la persona jurídica los registros públicos, los documentos constitutivos, las cuentas anuales; para el titular real los registros de empresas, de titulares reales y catastrales, y el registro central no basta por sí solo. Las fuentes discordantes se resuelven, y la resolución queda escrita.

Dónde lo hace ComplifyADV. Cada dato del expediente lleva la fuente y la fecha a la que se refiere: registros de empresas italianos y extranjeros, cuentas anuales depositadas, catastro, registros de protesti, listas sancionadoras. Cuando dos fuentes divergen, el documento lo declara y el analista anota la elección.

Qué exigen las RTS. Cuando cliente y sujeto obligado no están presentes, la verificación pasa por los medios de identificación electrónica y los servicios de confianza cualificados del Reglamento eIDAS; las soluciones alternativas se admiten solo si el cliente no puede presentarse ni usar esos medios, con garantías sobre presencia efectiva, integridad, imágenes y datos claros, interrupción en caso de duda, conservación con sello de tiempo, y deben justificarse ante la autoridad.

Dónde lo hace ComplifyADV. El acceso es con SSO o con credenciales y doble factor; el expediente registra con qué medio se ha verificado la identidad y conserva el resultado con la fecha. El medio de identificación lo elige el banco, y el expediente lo registra sea cual sea.

Qué exigen las RTS. La diligencia no es una lista de control igual para todos: la naturaleza, el alcance y la intensidad de las medidas siguen al riesgo. Donde es bajo, la persona física se identifica con nombre, lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad, y la dirección no hay que verificarla; donde es alto, información adicional sobre el cliente, sobre el titular real, sobre la estructura de propiedad y control, sobre el origen de los fondos y del patrimonio. Y si el sujeto obligado ya dispone de información útil, también en otra entidad del grupo, la evalúa antes de volver a pedirla.

Dónde lo hace ComplifyADV. La forma de la verificación sigue al perfil de riesgo, y el expediente solo pide al operador lo que la forma requiere. Todas las diligencias debidas de la misma contraparte se pueden consultar en línea, y el seguimiento lleva al expediente lo que ha cambiado, no todo desde el principio.

Qué exigen las RTS. Al inicio se recoge la información que explica por qué el cliente establece la relación y cómo la utilizará: la actividad que desarrolla, la operativa y los volúmenes previstos, el origen y el destino de los fondos. No es una lista igual para todos: el alcance sigue al riesgo, y también cuenta la información que el sujeto obligado ya posee. Ese perfil se convierte en la vara de medir del seguimiento continuo: una operativa que se aparta de él debe explicarse, o lleva a revisar el perfil.

Dónde lo hacen Complify y ComplifyADV. La empresa llega con su contexto ya escrito: actividad y código ATECO, cuentas anuales y tamaño, unidades locales, grupo y países de las sociedades vinculadas. La entrevista del expediente recoge lo que solo sabe el cliente, y el seguimiento avisa cuando el sujeto cambia respecto a ese punto de partida.

Qué exigen las RTS. De quien actúa en nombre del cliente (el ejecutor, en la norma italiana: el representante legal, un firmante, un procuratore (apoderado)) se verifican la identidad, la existencia del poder de representación y su alcance respecto a la operación solicitada. Un poder limitado no es una representación plena. Y quien representa no debe confundirse con quien posee: el testaferro es una cuestión de titularidad real, no de poderes.

Dónde lo hace Complify. Junto a cada directivo, el expediente indica quién puede firmar por la empresa y cómo: de forma individual, solidaria o mancomunada, en tres colores: verificado, por leer en el texto de los poderes, no verificable. Los poderes que el Registro no recoge siguen pendientes de solicitar al cliente.

Qué exigen las RTS. La condición de persona con responsabilidad pública (PEP) se verifica antes de iniciar la relación, y luego de nuevo con el tiempo, según el riesgo. El cribado de sanciones se refiere al cliente, a los titulares reales y a quien controla; se hace al inicio, cuando cambian las listas, cuando cambian los datos del cliente o del titular real, y periódicamente. En materia de sanciones no hay un enfoque graduado según el riesgo: se controla siempre.

Dónde lo hace Complify. El cribado de listas sancionadoras y personas con responsabilidad pública (PEP) cubre la empresa, los administradores, los socios y los titulares reales, con las coincidencias separadas de los homónimos gracias al nombre y la fecha de nacimiento. Con el seguimiento el sujeto se relee con la periodicidad elegida, y un cambio de socios o de titulares se señala y, en ComplifyADV, reabre el expediente.